ปิดระบบไอที เตรียมรับวันหยุดยาว
การปิดระบบไอทีในที่นี้ไม่ได้หมายความถึงการ Shut Down คอพิวเตอร์แบบปกติทั่วไปที่เราทำกันทุกวันเท่านั้น แต่หมายรวมถึงระบบและอุปกรณ์ต่างๆ ทั้งหมดภายในออฟฟิศ หากออฟฟิศไหนโดยเฉพาะช่วงวันหยุดยาว ไม่ว่าจะเป็นช่วงปีใหม่ ช่วงสงกรานต์ ต้องการที่จะเคลียร์อุปกรณ์และระบบไอทีเพื่อให้ระบบได้พักบ้าง อีกทั้งเมื่อเปิดงานมาสามารถทำงานต่อเนื่องได้ทันทีอย่างไม่มีสะดุด ไปดูกันว่าควรจัดการระบบต่างๆ อย่างไร ก่อนที่จะปิดระบบไอทีมีสิ่งใดที่จะต้องทำบ้าง
ประโยชน์และความสำคัญของการพักเครื่องและอุปกรณ์ IT ทุกชนิด
- การที่ปิดการทำงานหรือรีเซ็ตระบบบ้างจะช่วยให้อุปกรณ์ทำงานได้ดีขึ้น
- มีอายุการใช้งานที่นานขึ้น
- ทำงานได้อย่างราบลื่นและไม่มีปัญหา
ดังนั้นอย่าคิดว่าอุปกรณ์ตัวนั้นสามารถเปิดได้ตลอด 24 ชั่วโมงแล้วจะไม่ต้องไปยุ่งอะไรเลย เพราะการที่ปล่อยให้เป็นไปอย่างนั้น อุปกรณ์อาจจะเสียในเวลาที่ไม่ควรจะให้เสียก็เป็นได้ เช่น กล้องวงจรปิด คงไม่มีใครอยากให้เสียตอนที่มีการโจรกรรมเกิดขึ้น ซึ่งตลอดระยะเวลาที่กล้องทำงานมานั้นเสียเปล่าไปอย่างสิ้นเชิง
ยิ่งเป็นองค์กรขนาดเล็กถึงขนาดกลางยิ่งต้องให้ความสำคัญในเรื่องนี้ เพราะส่วนใหญ่องค์กรระดับเล็กถึงกลางมักจะไม่มีแผนกไอทีโดยเฉพาะ การจัดการสิ่งต่างๆ อาจไม่เป็นระบบนัก ต่างกับองค์กรขนาดใหญ่ที่จะมีระบบไอทีเป็นทีมงาน ซึ่งมีการเตรียมการและวางแผนเรื่องการดูแลระบบตลอดเวลาอยู่แล้ว
วิธีปิดระบบมีสิ่งใดที่จำเป็นจะต้องทำอะไรบ้าง
- ประสานงานกับพนักงานทุกคนที่เกี่ยวข้อง การเตรียมการต่างๆ ในการปิดระบบไอทีโดยเฉพาะการสำรองข้อมูลนั้นจะใช้เวลานานมาก ดังนั้นควรวางแผน เตรียมการ และลงมือทำก่อนที่จะถึงวันหยุด เมื่อวางแผนเรียบร้อยแล้วต้องแจ้งและประสานงานกับทุกฝ่ายและทุกคนในออฟฟิศให้ทราบโดยพร้อมเพรียงกัน เพื่อให้แต่ละคนทำการสำรองข้อมูลของตนไว้ให้พร้อม
- การสำรองข้อมูลของระบบต่างๆ งานของแต่ละแผนกข้อมูลจะแตกต่างกันไป งานธุรการ งานบัญชีและการเงิน งานบุคคล แต่ละฝ่ายข้อมูลไม่เหมือนกัน โปรแกรมการใช้งานแตกต่างกัน การสำรองไฟล์ข้อมูลย่อมที่จะแตกต่างกันด้วย พนักงานที่รับผิดชอบส่วนต่างๆ ควรรู้วิธีการสำรองข้อมูลที่ถูกต้องของตนเอง
- ไฟล์งานของแต่ละคนอยู่ที่ไหนบ้าง เมื่อสำรองข้อมูลเสร็จแล้วควรจัดเก็บไว้ในที่ที่หนึ่ง และแจ้งให้ผู้ที่ทำหน้าที่รวบรวมข้อมูลหรือไอทีทราบ เพื่อที่จะทำการสำรองข้อมูลทั้งหมด
- ไฟล์ฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ควรมีการจัดเก็บที่ถูกต้องและครบถ้วน
- ระบบกล้องวงจรปิด กล้องวงจรปิดเป็นอุปกรณ์ที่ไม่จำเป็นจะต้อง Shut Down โดยเฉพาะในช่วงวันหยุดยาว แต่สิ่งที่ควรทำคือ การปิดเครื่องในช่วงเวลาสั้นๆ ประมาณ 10-20 นาที เพื่อตรวจสอบว่าการเปิดเครื่องให้ทำงานใหม่นั้น เครื่องทั้งระบบบันทึกและกล้องทำงานได้ปกติหรือไม่ และควรเคลียร์เรื่องของหน่วยความจำให้เรียบร้อย จัดเก็บข้อมูลที่บันทึกไว้ก่อนหน้า และตรวจสอบพื้นที่ให้เพียงพอต่อการบันทึกต่อไป
- ไฟล์ฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ควรมีการจัดเก็บที่ถูกต้องและครบถ้วน
- ทดสอบข้อมูล User Password ของอุปกรณ์ต่างๆ ก่อนที่จะปิดระบบต่างๆ อย่างสิ้นเชิง ควรเตรียมข้อมูลเกี่ยวกับ Username และ Password ของระบบและอุปกรณ์นั้นๆ เสียก่อน พร้อมทั้งทดสอบว่า Username และ Password ถูกต้องหรือไม่ เมื่อเปิดเครื่องมาอีกครั้งสามารถเข้าระบบได้ปกติหรือไม่
- การปิดเครื่อง server ต่างๆ ต้องมีขั้นตอนอย่างไร จัดลำดับเครื่องไหนควรปิดก่อน เครื่องไหนควรปิดหลัง เครื่องเซิร์ฟเวอร์บางตัวจะต้องใส่รหัสก่อนถึงจะสามารถปิดเครื่องได้ บางตัวบางระบบจำเป็นที่จะต้องมีสเต็ปการปิดที่ถูกต้องมีการจัดลำดับก่อนหลัง ดังนั้นผู้ที่จะทำการปิดเครื่องเซิร์ฟเวอร์ควรมีความเข้าใจและทำอย่างถูกต้อง
- เครื่องพิมพ์และอุปกรณ์เครือข่าย ในช่วงวันหยุดอุปกรณ์สำนักงานหลายตัว เช่น เครื่องพิมพ์ อาจไม่จำเป็นต้องใช้งาน ควรปิดเพื่อให้เครื่องได้พักบ้าง
- ทดสอบระบบสำรองไฟ หรือ UPS ถือโอกาสนี้ทดสอบการทำงานสักหน่อยว่ายังสามารถทำการสำรองไฟได้ดีหรือไม่ วิธีการตรวจสอบง่ายๆ คือ การดึงปลั๊กของ UPS ออก แล้วดูว่าคอมพิวเตอร์ยังสามารถเปิดอยู่ได้ไหม หากคอมพิวเตอร์ดับในทันทีแสดงว่าแบตเตอรี่ของ UPS เสื่อมแล้ว
ขอขอบคุณ